I documenti di lavoro dei dipendenti sono uno strumento necessario per regolare correttamente il rapporto tra il datore e il lavoratore: un set di documenti che, ad esempio, stabiliscono quali siano i diritti e i doveri di entrambe le parti, riportano le condizioni contrattuali, quelle economiche e altri aspetti della relazione professionale.
Ma quali sono i principali documenti di lavoro dei dipendenti? E in che modo un software può aiutare l’imprenditore o il gestore delle risorse umane nel disbrigo di molte attività correlate, come ad esempio la consegna delle buste paga online?
Abbiamo cercato di fare il punto su questi e altri spunti fondamentali nell’auspicio che possano esserti utili per migliorare le tue conoscenze in questo campo.
I principali documenti di lavoro dei dipendenti
Per rispondere alle domande con cui abbiamo concluso il precedente paragrafo, può essere sicuramente utile riassumere quali siano i principali documenti di lavoro dei dipendenti:
- contratto di lavoro: è il documento sottoscritto dalle parti che definisce le condizioni di lavoro, dalla mansione alla retribuzione, dall’orario alle ferie, dai contributi ai permessi;
- buste paga: sono i documenti periodici che riepilogano la retribuzione percepita dal lavoratore, specificando le voci che la compongono, le detrazioni fiscali e previdenziali, il saldo netto. La busta paga deve essere consegnata al proprio dipendente ogni mese, insieme al pagamento dello stipendio;
- certificazione unica: è il documento che ha sostituito il CUD e che riassume i redditi da lavoro dipendente e le ritenute fiscali operate nel corso dell’anno;
- altri documenti: oltre a quelli sopra elencati, esistono anche altri attestati che devono essere redatti e conservati, come il documento di valutazione dei rischi, il piano di formazione, le valutazioni che vengono compiute dal superiore gerarchico, i premi di produzione e così via.
Come si gestiscono i documenti di lavoro dei dipendenti
Gestire i documenti di lavoro dei dipendenti è molto importante e, proprio per questo motivo, molte aziende ricorrono a strumenti digitali che possano migliorare l’efficacia delle relative attività.
Ricordiamo infatti che per legge il datore di lavoro è tenuto a conservare i documenti di lavoro dei propri dipendenti per un periodo di tempo minimo stabilito dalla legge, pari a 10 anni per i contratti, 5 anni per le buste paga, 4 anni per le certificazioni uniche.
L’archiviazione dei documenti relativi ai propri lavoratori dovrà essere effettuata in maniera ordinata e sicura: ogni atto dovrà infatti essere facilmente consultabile in caso di necessità. Proprio per questo motivo, l’archiviazione digitale è certamente quella più consigliabile per la facilità di accesso e per la possibilità di predisporre copie di backup che possano consentire un rapido recupero delle informazioni, ove necessario.
È inoltre bene ricordare che il dipendente ha il diritto di accesso ai documenti che lo riguardano, potendoli consultare e ottenerne copia. Il datore di lavoro è pertanto tenuto a garantire al collaboratore una copia.
I vantaggi della digitalizzazione della gestione dei documenti di lavoro
In questo contesto, la digitalizzazione della gestione dei documenti di lavoro è in grado di offrire importanti benefici in tutta l’organizzazione, incrementando il livello di efficienza e i benefici per piccole, medie e grandi imprese.
Abbiamo di seguito riassunto alcuni dei vantaggi più importanti:
- sicurezza: i dati dei documenti di lavoro digitalizzati vengono conservati in modo sicuro e protetto, riducendo il rischio di accessi indesiderati;
- accessibilità: i documenti di lavoro possono essere accessibile ovunque, mediante un dispositivo connesso a Internet e le credenziali di accesso;
- facilità di aggiornamento: i responsabili delle risorse umane o i loro incaricati possono aggiornare le informazioni dei documenti di lavoro in pochi istanti;
- privacy: la maggiore tutela della privacy è assicurata dal fatto che ogni lavoratore può accedere ai soli documenti che lo riguardano mediante un account personale e apposite credenziali.
Questi e altri benefici hanno indotto un crescente numero di aziende a ricorrere alla gestione dei documenti di lavoro attraverso appositi software di gestione del personale sempre più diffusi nel nostro Paese.
La gestione dell’anagrafica dei dipendenti
I programmi di gestione del personale, infine, assicurano all’imprenditore la possibilità di effettuare una corretta gestione dell’anagrafica dei dipendenti, ovvero delle informazioni che riguardano i singoli lavoratori e che costituiscono un set fondamentale per un’amministrazione coerente delle proprie risorse umane.
Si pensi, ad esempio, ai dati come:
- informazioni personali come nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza e domicilio;
- rapporto di lavoro: inquadramento contrattuale, tipologia di contratto, mansione, contatti aziendali, conto corrente su cui accreditare lo stipendio;
- orari di lavoro: presenza al lavoro, ferie, permessi, congedi.
Si tratta, in sintesi, di un patrimonio informativo fondamentale per un trasparente rapporto con il proprio dipendente, da integrarsi con la gestione dei documenti di lavoro di cui abbiamo accennato all’inizio.
